Офис и документы

улица гобеленов | Глушитель опель на www.izawit.by. | Качественные глушители в Минске Купить глушитель. | индивидуалки спб вк viagra

Офисные задачи в Outlook 2002

Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает вам возможность вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме почти реального времени. Конечно, для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение, именно таким и является Microsoft Outlook 2002. Он способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, вести адресную книгу абонентов, сортировать полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не полный список возможностей Outlook 2002 только как почтового приложения. Если рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т. д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Возможно, вы догадались, что Outlook 2002 — это готовое решение вышеозначенной проблемы.

Введение

Глава 1. Основы Outlook
Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.

Основы Outlook
Знакомство с Outlook 2002
Установка и запуск Outlook
Общие принципы работы в среде MS Office XP
Общие принципы работы в Outlook
Справочная система Outlook
Резюме
Календарь
Календарик
Встречи
Резюме
Задачи
Новая задача
Вставка объектов
Повторяющаяся задача
Табличные представления задач
Представление Временная шкала для задач
Отображение задач в календаре
Преобразование элементов
Резюме
Контакты
Новый контакт
Список рассылки
Работа с контактами
Представления папки Контакты
Адресные книги
Резюме
Заметки
Создание заметки и ее представления
Параметры заметки
Буфер обмена
Резюме
Дневник
Новая запись
Автоматическое ведение Дневника
Просмотр дневника
Резюме
Outlook сегодня и личные папки
Outlook сегодня
Панели Список папок и Outlook
Свойства папки Outlook
Проводник Outlook
Резюме

Глава 2. Outlook и Интернет
Работа с любым из сервисов Интернета, будь то электронная почта или WWW, требует установки специального соединения с Интернетом, посредством которого и будет осуществляться передача данных. Данное соединение может выполняться различными способами, но в данной главе будет рассматриваться удаленный доступ к Интернету через телефонную линию посредством модема. Удаленный доступ — это доступ к программам и данным, осуществляемый с терминала, удаленного на значительное расстояние и соединенного с вычислительной системой линией связи. Данное определение хоть и точно, но несколько "суховато". Давайте рассмотрим его более детально.

OUTLOOK и ИНТЕРНЕТ Вход в Интернет
Настройка модема
Настройка удаленного доступа
Резюме
Электронная почта
Основные принципы работы с электронной почтой
Учетная запись
Подготовка к работе с электронной почтой
Новое сообщение
Отправка сообщения
Папка Входящие
Ответ и пересылка
Работа с заголовками
Группы отправки и получения
Параметры электронной почты
Мастер правил
Дополнительные настройки папки Входящие
Печать
Резюме
Коллективная работа в Outlook
Планирование собраний
Назначение задач
Пересылка элементов Outlook
Резюме
Работа в Интернете Общие принципы работы в Интернете
Outlook и WWW
Работа с Hotmail
MSN Messenger
Net Meeting
FTP-сервер
LDAP-папки
Резюме
Новостные группы в Outlook
Основные принципы работы с новостями
Подписка на рассылку группы новостей
Просмотр новостей
Создание и отправка новостей
Синхронизация и свойства новостных групп
Правила и списки блокирования
Работа с заголовками новостей
Резюме

Глава 3. Дополнительные возможности Outlook
В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е. в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы, имеющей выделенный сервер с установленным на нем приложением Microsoft Exchange Server, чьим клиентом может являться Outlook.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ OUTLOOK Outlook и Microsoft Exchange Server
Учетная запись Microsoft Exchange Server
Общая адресная книга
Общие папки
Расписание группы
Папки общего использования
Outlook Web Access
Резюме
Работа с факсами
Факсимильные системы
Настройка факса
Учетная запись Fax Mail Transport
Отправка и получение факса
Резюме
Настройка конфигураций
Новая конфигурация
Информационные службы
Файл личных папок
Запуск Outlook
Резюме
Поисковая система Outlook
Простой поиск
Расширенный поиск
Поиск файлов
Настройка расширенного поиска
Резюме
Работа с элементами Outlook
Сохранение элемента
Импорт и экспорт элементов
Архивирование элементов
Папка Удаленные
Резюме
Outlook и Office
Outlook и Word
Outlook и Excel
Outlook и PowerPoint
Outlook и Access
Резюме

Глава 4. Программирование в Outlook
Microsoft Outlook является поистине всеохватывающим приложением в области управления информацией. Вы можете месяцами изучать его различные компоненты, исследовать новые возможности, так никогда и не столкнувшись с разработкой собственных форм и созданием макросов. Однако, если вы хотите получить от Microsoft Outlook максимум возможного, существенно облегчить выполнение своих повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех же процедур или от введения специфической информации нестандартными путями, то умение разрабатывать формы и использовать макросы вам совершенно необходимо.

ПРОГРАММИРОВАНИЕ В OUTLOOK
Разработка форм
Создание формы
Добавление полей пользователя
Элементы управления
Свойства элементов управления
Вычисления в форме
Макет
Свойства формы
Опубликование формы
Резюме
Основы VBA
Общие сведения
Типы данных
Операторы
Структура программы
Классы и объекты
Редактор Visual Basic for Application
Резюме
Объектная модель Outlook 2002
Общие положения
Объектная модель VBA
Объектная модель Office XP
Объектная модель Outlook 2002
Резюме
Разработка приложения
Постановка задачи
Проектирование диалогового окна
Свойства элементов управления
Инициализация формы
Создание и поручение задачи
Отладка и тестирование программ
Вызов макросов
Резюме
Статьи

Заключение
Современные технологии стремительно захватывают все больше и больше сфер человеческой деятельности, одной из которых, безусловно, является коммуникационная деятельность. Знание основ электронной почты, Интернета, сетевых технологий и инструментария, способного в полной мере удовлетворить все имеющиеся запросы пользователя, становится необходимостью в XXI веке.

Офисные задачи в Outlook 2003

Глава 1. Pабота с Outlook
Outlook 2003 поддерживает учетные записи электронной почты, работающие с компьютером, на котором установлен Microsoft Exchange Server, или с компьютером, являющимся почтовым сервером в интернете. В этом разделе рассказывается об этих двух типах учетных записей электронной почты и о том, что отобразится на экране при первом запуске программы Outlook. Если вы присоединены к локальной сети (LAN), которая содержит компьютер с установленным на нем Microsoft Exchange Server, вы отсылаете и получаете электронную почту как внутри сети, так и извне (из интернета) с использованием этого сервера. Сетевой или системный администратор предоставит информацию, необходимую для установки и настройки учетной записи электронной почты Exchange. С помощью Outlook 2003 можно подключаться к серверу Exchange из любого места, в котором есть доступ в интернет. Если вы работаете на отдельном компьютере или в сети, которая не содержит свой собственный почтовый сервер, для пользования электронной почтой необходимо иметь учетную запись, предоставленную провайдером интернет-услуг (Internet Service Provider, ISP). Подключаться к провайдеру можно с помощью модема по телефонной линии, через DSL-канал, кабель или через локальную сеть.

Глава 2. Работа с сообщениями электронной почты
Сегодня в деловом мире электронная почта является одним из основных средств связи. Но если вы регулярно пользуетесь электронной почтой и получаете большие объемы сообщений, этим массивом сложно управлять. В Microsoft Office Outlook 2003 предусмотрено множество возможностей, облегчающих организацию, поиск и хранение электронных сообщений. Можно выбрать удобный для поиска, чтения и создания ответов способ представления сообщений. Можно упорядочивать сообщения в папках, осуществлять поиск сообщений по категории или по другому критерию, а также архивировать сообщения в Outlook и на жестком диске.

Глава 3. Поиск и организация сообщений электронной почты
После изучения основ работы с электронной почтой, т.е. отправки, получения и управления сообщениями, становится видно, что использование электронной почты помогает работать более эффективно. Выбирая формат сообщений, параметры сообщений и доставки, фильтруя сообщения и настраивая личные папки и адресные книги, можно сконфигурировать Microsoft Office Outlook 2003 так, чтобы программа была наиболее полезна и удобна в использовании. Например, если осуществляется совместная работа над проектом, то можно дать указание коллективу сотрудников, чтобы они вводили определенную фразу в строке темы сообщений, относящихся к проекту, над которым ведется работа. В этом случае можно с помощью фильтра отображать только сообщения с определенной темой, чтобы сконцентрировать внимание именно на ней.

Глава 4. Работа с календарем
Эффективное планирование является сегодня для большинства людей залогом успеха. Календарь Microsoft Office Outlook позволяет легко планировать дела и встречи, а также распечатывать план на день, на неделю или на весь месяц. В данной главе будут показаны приемы работы с календарем Outlook, а также продемонстрировано использование различных присущих ему возможностей.

Глава 5. Назначение и управление собраниями
Microsoft Office Outlook 2003 оказывает помощь в таком непростом деле, как организация собраний. Можно организовывать собрания, происходящие в определенном месте, и собрания, происходящие в сети. Можно просматривать календари участников собрания для проверки того, есть ли у них свободное время. Можно отправлять приглашения на собрания и отслеживать ответы участников. При изменении расписания можно обновлять или отменять назначенные собрания. Когда собрание организовывается другим пользователем, можно ответить на запрос о собрании вручную или автоматически; если время собрания не подходит, можно предложить другое время или дату, оповестив всех участников об изменениях.

Глава 6. Создание и организация списка контактов
Для того чтобы всегда быть в курсе событий и иметь возможность в любой момент связаться с нужными людьми, необходимо правильно осуществлять управление контактной информацией. Для повышения эффективности взаимодействия с людьми необходимо иметь возможность быстрого доступа к самой последней и точной контактной информации, включая номера телефонов, адреса и адреса электронной почты. Microsoft Office Outlook 2003 обеспечивает простоту построения и управления списком контактов. Существует множество возможностей по просмотру, сортировке и выводу контактной информации на печать, а также по отслеживанию взаимодействий с отдельным контактом и открытию доступа к контактной информации другим пользователям через электронную почту либо использованию контактной информации в других программах. В Outlook можно сохранять адреса и другую контактную информацию в адресной книге.

Глава 7. Отслеживание информации
Заметки о том, что нужно сделать, на клочках бумаги или записи в громоздких бумажных ежедневниках в большинстве случае неудобны в использовании и, кроме того, такие записи можно легко потерять. С помощью Microsoft Outlook можно заменить эти записи списком Tasks (Задачи), который прост в использовании и обеспечивает более широкие возможности, нежели классические бумажные носители. В Outlook можно создать список задач, отслеживать процесс их выполнения и поручать задачи другим пользователям. Кроме того, Outlook предлагает методы организации задач для более эффективного управления ими.

Глава 8. Удаленная работа
В современном деловом мире очень важными факторами являются возможности средств коммуникации, их эффективность и мобильность. Microsoft Office Outlook призван обеспечить соответствие этим требованиям. Если имеется подключение к интернету, и организация предоставляет возможность удаленного подключения либо использует Outlook Web Access, то возможно подключение к Outlook из дома или во время поездки. Если в поездке подключение к интернету недоступно, можно создать автономные копии любой или всех папок Outlook, чтобы иметь доступ к электронной почте даже при невозможности соединения с почтовым сервером. Можно самостоятельно управлять и синхронизировать автономные папки либо настроить Outlook на выполнение этой работы и отслеживание состояния подключения.

Глава 9. Настройка и конфигурация Outlook
Для того чтобы добиться максимальной эффективности работы Outlook, можно осуществить настройку целого ряда опций и параметров. Можно настроить способ запуска Outlook, внешний вид окна Outlook Today (Outlook сегодня), а также содержимое меню и панелей инструментов Outlook. Можно использовать шифрование Outlook и ограниченный набор разрешений для безопасной и конфиденциальной отправки сообщений. Консолидация контактов, календаря, электронных сообщений и другой информации при помощи инструментов, предоставляемых Outlook, является ключом к обеспечению высокой степени организованности работы.

Электронный документооборот

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
    С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц.
  1. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
  2. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
  3. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства/ часто стремятся повысить свою квалификацию.
Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Введение

Оформление организационно-распорядительных документов
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.

Оформление видов организационно-распорядительных документов
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении. Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Организация документооборота. Документопотоки
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов.

Краткая характеристика систем электронного документооборота
Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в госархивы
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».

Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).

Приложения

Администрирование Lotus Notes 4.1x и Lotus Domino 4.5

Программное обеспечение станции Notes (клиента) реализует графический интерфейс для пользователя. Со своих станций пользователи имеют доступ к почтовым услугам, предоставляемым сервером Notes, и расположенным на серверах Notes базам данных. Пользователи могут также сохранять персональные базы данных локально, т.е. на своих компьютерах.
Станция Notes (клиент) имеет соединение с сервером(ами) Notes по локальной сети (LAN) или с использованием модема. DialUp-станция Notes имеет доступ к серверу Notes только посредством модема. Станции Notes не могут соединяться между собой. Сервер Notes тоже не может "по своей инициативе" соединиться со станцией - соединение с сервером всегда инициирует станция. Сервер может соединяться с другими серверами для выполнения репликаций баз, передачи почты или предоставления "посреднических услуг" станциям или другим серверам.

Требования для станций версии 1
Репликационные установки для базы данных
Шифрование полей в документах

Язык @-формул в LotusDomino R 6

В Notes версий 3.x @-формулы были практически единственным средством для вычислений и автоматизации обработки информации. В 4-й версии появились, по крайней мере, еще два способа: один более простой, но ограниченный - простые действия (simple actions), другой более сложный, но богатый по своим возможностям - объектно-ориентированный язык программирования LotusScript. Пятая версия Domino в дополнение к языку LotusScript дала разработчикам возможности использования объектно-ориентированного языка Java, который в последнее время стал фактически стандартом для создания Internet-приложений.
В R 6 язык @-формул значительно обновился и стал более похож на процедурный язык (появились операторы цикла, разрешено повторное присваивание значений временным переменным, операторы присваивания допускают вложенность, и т. д.). Кроме этого появились новые элементы дизайна, поддерживающие язык @-формул (например, формула поля Input Enabled [разрешить/запретить ввод в поле]).
Обратите внимание, что новые или модифицированные в версии R 6 @-функции и @-команды помечены значком J перед заголовками.
Java и LotusScript обеспечивают множество операций, невозможных для @-формул. Например, модификацию списка управления доступом к базе (ACL), но часто использование @-формул бывает проще и эффективнее, а во многих местах @-формулы остались единственным вариантом. Например, в кнопках панели инструментов, при селективных репликациях, для определения видимости объектов, в колонках, критериях отбора и формулах формы видов, в формулах полей.

Лексические элементы формул
Функции, используемые в Web-приложениях

Программное обеспечение Lotus

Карен Дин, представитель по обслуживанию заказчиков компании PharmTech, производителя фармацевтического оборудования, получила срочный запрос от Apex Pharmaceuticals, одного из самых крупных клиентов компании. Apex представила свой запрос после просмотра сайта World Wide Web компании PharmTech в сети Internet в поисках документации по проведению небольшого ремонта одного из приборов лабораторного оборудования. Данная информация не была найдена, поэтому представитель Apex заполнил форму на сайте Web с описанием проблемы и отослал ее в PharmTech. После получения формы и сохранения ее в базе данных запросов система по обслуживанию заказчиков компании PharmTech сгенерировала страницу Web, содержащую информацию для Apex о том, что их запрос будет обработан Карен Дин и что ответ или обновленная информация будут готовы не позднее чем через четыре часа, а также включающую в себя контактный телефон и адрес электронной почты Карен Дин. В этом случае заказчик и поставщик используют систему для связи друг с другом.
После этого система посылает Карен сообщение по электронной почте, информируя ее о поступлении запроса. Щелкнув мышкой на ссылке в этом сообщении, Карен открывает представленную Apex форму из базы данных запросов. Прочитав запрос, Карен открывает базу данных дискуссий, посвященных проблемам с оборудованием, где и находит возможное решение для проблемы с оборудованием Apex. Она вводит новый элемент в эту базу данных, доступную всем членам рабочей группы по обслуживанию заказчиков, чтобы узнать, не сталкивался ли кто-либо из них с подобными проблемами, а также поместить свои соображения по поводу того, как избежать появления таких проблем в будущем. При этом рабочая группа использует систему для совместной работы.

Введение
Системные требования, цены и доступность продукта
Основные принципы организации системы
Повышение эффективности бизнеса
Lotus eSuite: использование преимуществ сетевой работы
Lotus LearningSpace - программа дистанционного обучения

Операционная система Linux

Прежде, чем система будет готова к работе с пользователем, происходит процедура загрузки системы. В процессе загрузки будет запущена основная управляющая программа (ядро), определено и инициализировано имеющееся оборудование, активизированы сетевые соединения, запущены системные службы. В Linux во время загрузки на экран выводятся диагностические сообщения о происходящих событиях, и если все в порядке и не возникло никаких ошибок, загрузка завершится выводом на экран приглашения "login:". Оно может выглядеть по-разному, в зависимости от настройки системы: может отображаться в красиво оформленном окне или в виде простой текстовой строки вверху экрана. Это приглашение к регистрации в системе: система ожидает, что в ответ на это приглашение будет введено входное имя пользователя, который начинает работу. Естественно, имеет смысл вводить такое имя, которое уже известно системе, чтобы она могла "узнать", с кем предстоит работать - выполнять команды неизвестного пользователя Linux откажется.

Пользователи системы
Терминал
Система файлов: каталоги
Текущий каталог
Запуск дочерних процессов
Права доступа в файловой системе
Ввод и вывод
Редактирование ввода
Задача текстовых редакторов
Досистемная загрузка
Представление устройства в системе
Проектирование свойств системы
Пакеты
Сетевые протоколы. Семейство протоколов TCP/IP
Настройка сети
Графический интерфейс в Linux
Рабочий стол
Разработка ПО как научное исследование

Почему Линукс

Заканчивается XX век. Невольно ожидаешь, что в новом веке жизнь тоже будет новой, не такой, как сейчас. Если есть желание что-то изменить, начать новую жизнь, то когда, как не на рубеже веков, самое лучшее время для этого. И еще тянет оглянутся назад, на прожитое, осмыслить так быстро промелькнувшие события.
Даже на фоне бурных последних десятилетий прогресс в вычислительной технике поражает своей стремительностью. 15 лет назад я работал в крупной программистской конторе, и несколько сот человек трудились вокруг и около вершины советской вычтехники - многопроцессорной ЭВМ "Эльбрус" с '8МБ' памяти и '~1' млн. операций в сек., занимавшей специально построенное здание. Колонны шкафов с аппаратурой, гудящие за стеклянными стенами дисководы, длинные ряды дисплеев были как верхушка айсберга. Охлажение, вентиляцию и электропитание обеспечивали цеха размером с небольшой заводик. Оживляла эту гору железа и проводов вполне рабочая многопользовательская ОС (Операционная Система) и инструментальная среда для разработки программ.

Продолжение

*